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解讀 | 各類電子發票應如何歸檔保存?權威解答來了

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發表時間:2021-02-09 15:45

  近日,財政部、國家檔案局、國家稅務總局有關司局就增值稅電子專用發票(以下簡稱“電子專票”)全流程電子化管理操作等有關問題進行解答。



今天帶你了解:包括電子專票在內的各類電子發票如何進行歸檔保存




已建立電子檔案管理系統的單位

  實施了會計信息系統,與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現電子化(不包括紙質憑證掃描,下同),可將電子發票與相關的記賬憑證、報銷憑證等電子會計憑證通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進行整理、歸檔并長期保存,歸檔方法可參照《企業電子文件歸檔和電子檔案管理指南》(檔辦發〔2015〕4號);


  如與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等未實現電子化,可單獨將電子發票通過歸檔接口或手工導入電子檔案管理系統進行整理、歸檔并長期保存;整理、歸檔、長期保存方法可參照《企業電子文件歸檔電子檔案管理指南》(檔辦發〔2015〕4號)。


  


無電子檔案管理系統的單位

  如實施了會計信息系統,與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證等已全部實現電子化,可將電子發票與相關的記賬憑證、報銷憑證等移交會計檔案管理人員保存,編制檔號,存儲結構建議采取下圖所示方式:

1.png

  

  同時,建立電子會計檔案臺賬或者目錄,臺賬或者目錄的結構建議如下表:

2.png

  

  如未實施會計信息系統,與電子發票相關的記賬憑證、報銷憑證未實現電子化,電子發票以電子形式移交會計檔案管理人員保存,存儲結構建議采取下圖所示方式:

3.jpg


  同時,建立電子發票臺賬或者目錄,臺賬或者目錄的結構建議如下表:

4.jpg




提示:保存電子發票時,應當采用多重備份、定期檢測等方法,保證電子發票檔案在規定的保管期限內不會丟失并能被讀取。


  


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